VK Sachsen, Beschluss vom 28.07.2023, Az.: 1/SVK/011-23

In einem Vergabeverfahren hatte die Vergabestelle (VS) die Lieferung und Implementierung einer Fachsoftwarelösung ausgeschrieben. Die Bieter mussten laut den Vergabeunterlagen zwingend ein A-Kriterium sowie vier mit Mindestpunktzahl zu erreichende B-Kriterien erfüllen. Im Laufe des Verfahrens erfolgte eine mündliche Präsentation durch die Bieter. Diese wurde durch einen externen Berater durchgeführt und teilweise dokumentiert. Im Anschluss an die Präsentation wurden Fragen gestellt, die die Bieter schriftlich beantworten sollten. Ein Bieter (B) wurde wegen Nichterfüllung der insgesamt fünf Kriterien ausgeschlossen. Er rügte den Ausschluss und berief sich darauf, dass die Dokumentation insgesamt nicht ausreichend erfolgte.

Der Nachprüfungsantrag blieb erfolglos. Die Vergabekammer verwies darauf, dass vor allem bei mündlicher Kommunikation, wie sie beispielsweise vorliegend durch die Bieterpräsentationen erfolgt ist, eine umfassende Dokumentation zwingend erfolgen muss. Nur so können die Nachprüfungsinstanzen die konkrete Wertungsentscheidung nachprüfen. Vorliegend konnte die Vergabestelle infolge der nicht akribisch genug geführten Dokumentation der mündlichen Präsentationen durch den externen Berater nicht nachweisen, welche konkreten qualitativen Eigenschaften der Angebote mit welchem Gewicht in die Bewertung eingeflossen sind. Lediglich zu einem nicht erfüllten B-Kriterium war die Dokumentation ausreichend, sodass der Angebotsausschluss hierauf gestützt werden konnte.